Bán hàng
1. Giới thiệu về tính năng Tài chính - Bán hàng
Tính năng Tài chính - Bán hàng giúp kế toán quản lý luồng tiền Ecommerce:
Bóc tách giá bán, chiết khấu từ đơn hàng để có thể lập hoá đơn tổng hợp
Bóc tách chi phí từ phiếu quyết toán để đối soát với giao dịch quyết toán của sàn.
2. Một số định nghĩa tên gọi
Đơn bán hàng: là những đơn thoả mãn tất cả các điều kiện sau:
Các đơn hàng ở trạng thái: Đã giao cho ĐVVC, Đã giao cho người mua, Hoàn thành
Đã liên kết tất cả các hàng hoá trong đơn với hàng hoá kho
Đơn đã xuất kho ở phần mềm UpS
Đơn trả lại hàng bán: là những đơn thoả mãn một trong các điều kiện sau:
Đơn hoàn có mã vận đơn hoàn
Đơn huỷ bất thường (là những đơn huỷ khi đã xuất kho)
Tiền thanh toán: tổng tiền người mua phải thanh toán cho đơn hàng
Giá vốn: Giá vốn của đơn hàng đó
Chiết khấu: Tổng tiền giảm giá của đơn hàng đó
Trạng thái kho:
Với đơn hàng (đang giao, hoàn thành, đã quyết toán) sẽ hiển thị thời gian xuất kho
Với đơn hoàn hàng, hủy: sẽ hiển thị thời gian nhập kho
Số chứng từ: Mỗi đơn hàng sẽ có 1 số chứng từ riêng, được generate theo quy định của phần mềm UpS
3. Cài đặt cấu hình
a. Để cài đặt cấu hình tạo đơn bán hàng:
Bước 1: Vào mục Cài đặt -> Chọn Cài đặt tài chính.
Bước 2: Tại mục cài đặt tạo đơn bán hàng/trả hàng -> Chọn cấu hình theo mong muốn.
Bước 3: Nhấp chọn Cập nhật để cập nhật thông tin đã lưu.
b. Để cài đặt cấu hình xuất hoá đơn:
Bước 1: Vào mục Cài đặt -> Chọn Kết nối mở rộng
Bước 2: Cấu hình xuất hoá đơn theo từng đơn vị cung cấp dịch vụ:
Lựa chọn hình thức ký số, Loại tích hợp (xuất nháp hay xuất luôn), Ký hiệu hoá đơn
Hoadon30s:
MeInvoice:
Bước 3: Cài đặt xuất hoá đơn
Lựa chọn hệ thống cung cấp hoá đơn
Trường hợp bật "Tự động xử lý hoá đơn", người bán cần cấu hình thêm các điều kiện:
Gian hàng áp dụng: người bán linh động lựa chọn gian hàng áp dụng xuất tự động. Các gian không được lựa chọn tại mục này sẽ cần thao tác xuất thủ công/xuất hàng loạt trong màn Tài chính > Bán hàng
Trạng thái đối soát dữ liệu của đơn: nếu bật trạng thái này, hệ thống sẽ kiểm tra lại các thông tin về số tiền trong đơn bán hàng, VAT,... đảm bảo đơn bán hàng đầy đủ và chính xác thông tin thì mới xuất hoá đơn tự động.
Trạng thái đơn cần xuất: lựa chọn trạng thái đơn hàng muốn xuất hoá đơn tuỳ theo nhu cầu (Chờ lấy hàng/Giao cho ĐVVC/Giao cho người mua/Hoàn thành). Nếu không lựa chọn, hệ thống sẽ mặc định Tất cả các trạng thái sau khi tạo đơn bán hàng đều được tự động xuất hoá đơn.
Mốc thời gian xuất hoá đơn:
Xuất ngay khi đủ điều kiện: ngay sau khi được tạo thành Đơn bán hàng, hệ thống sẽ tự động xuất hoá đơn. Nếu có bật trạng thái đối soát dữ liệu thì sau khi hệ thống đối soát xong sẽ tự động xuất hoá đơn cho các đơn này.
Xuất theo khung giờ: hệ thống xuất tự động theo từng khung giờ được cấu hình.
Thời gian bắt đầu xuất hoá đơn: Chỉ những đơn phát sinh sau thời gian được cấu hình này thì hệ thống mới tự động xuất hoá đơn. Các đơn đã phát sinh từ trước đó nếu muốn xuất hoá đơn cần thao tác xuất thủ công/hàng loạt tại màn Tài chính > Bán hàng.
4. Tính năng hỗ trợ
a. Xem chi tiết đơn hàng
Ở giao diện màn Bán hàng/Trả lại hàng bán, với mỗi đơn hàng sẽ có 1 mã số chứng từ, nhấn Số chứng từ để mở ra giao diện màn Chi tiết đơn
b. Cập nhật giá vốn
Ở giao diện màn Bán hàng/Trả lại hàng bán, tick chọn đơn hàng, nhấn Cập nhật giá vốn, hệ thống sẽ thực hiện cập nhật lại thông tin về giá vốn của hàng hoá kho trong đơn theo giá vốn ở thời điểm cập nhật.
c. Xuất file đơn bán hàng
Mục đích: Sử dụng để import lên phần mềm hạch toán kế toán
Bước 1: Tài chính > Bán hàng > Xuất dữ liệu
Bước 2: Chọn các điều kiện xuất dữ liệu trong file, đặc biệt lưu ý chọn loại Thời gian và Loại tệp dữ liệu (Mẫu cơ bản theo Upbase hoặc mẫu customize riêng theo phần mềm kế toán)
d. Xuất hoá đơn hàng loạt
Người bán vào mục Tài chính > Bán hàng > Chưa xuất hoá đơn > Tích chọn đơn muốn xuất hoá đơn > Thao tác hàng loạt > Xuất hoá đơn
-> Đơn bán hàng chuyển sang trạng thái "Chờ cấp mã". Sau khi được CQT duyệt, đơn bán hàng sẽ chuyển sang "Đã cấp mã".
*Lưu ý: Hiện tại hoá đơn xuất từ UpS sang MeInvoice chỉ áp dụng được cho các nhà bán hàng sử dụng hình thức ký số HSM (với mẫu hoá đơn thường) và không ký số (với mẫu máy tính tiền).
Last updated