Tạo đơn thủ công

Để tạo đơn hàng thủ công trên các kênh bán ngoại sàn, nhà bán hàng thao tác như sau:

Có 2 cách tạo đơn thủ công:

Cách 1: Tạo đơn lẻ

Bước 1: Tại mục Quản lý đơn hàng -> Danh sách đơn hàng -> Đơn thủ công -> Tạo đơn

Bước 2: Nhập các thông tin tạo đơn hàng:

1. Thông tin khách hàng:

• Với KH đã từng phát sinh đơn/đã có thông tin trong Thông tin khách hàng: có thể tìm kiếm theo Tên, SĐT, Mã khách hàng, Email, Mã tham chiếu)

• Với KH mới: ấn Tạo mới thông tin khách hàng và khai báo các thông tin

Lưu ý:

• Hệ thống cho phép lựa chọn khai báo thông tin địa chỉ theo cả địa giới hành chính cũ và mới

• Trường hợp tạo đơn có thông tin người mua hàng khác thông tin người nhận hàng (ví dụ: Người mua hàng là Nhà phân phối, người nhận hàng là khách lẻ) thì sau khi tạo thông tin khách hàng xong có thể thay đổi địa chỉ nhận hàng khác.

Sau khi sửa địa chỉ giao hàng -> đơn hàng sẽ thể hiện thông tin Người mua và Người nhận hàng khác nhau:

1. Thông tin sản phẩm

• Chọn kho xử lý: Tự động điều phối hoặc Chỉ định

• Chọn Kênh bán và Gian hàng

• Chọn sản phẩm chính:

Với các đơn phát sinh từ kênh bán sàn TMĐT (Shopee, TTS, Lazada, Tiki, Website...)

Cho phép lựa chọn theo hàng hoá sàn: Đơn giá sẽ đi theo đơn giá hàng hóa sàn đã chọn

Chỉ chọn được các hàng hoá sàn đã có liên kết hàng hoá kho

Mỗi sàn có thể bán với 1 đơn giá khác nhau -> hệ thống sẽ lấy theo giá bán trên từng sàn

Với các đơn phát sinh từ kênh bán Khác (Tạo gian offline)

Sản phẩm lựa chọn theo hàng hoá kho: Đơn giá sẽ đi theo đơn giá hàng hóa kho

Hàng hóa kho chỉ có 1 đơn giá, các gian hàng tạo từ kênh khác đều có cùng 1 mức giá trong kho

• Chọn Thêm quà (nếu có): chỉ chọn được quà tặng theo hàng hoá kho

• Nhập số lượng sản phẩm, chiết khấu

• Nhập Ghi chú/Tag cho đơn hàng (nếu có)

• Nhập mã giảm giá (nếu có): theo số tiền hoặc theo tỉ lệ %

• Nhập phí vận chuyển NBH hỗ trợ: trong trường hợp NBH chịu phí ship cho người mua (Nếu người mua trả phí ship thì hỗ trợ = 0đ)

1. Thông tin thanh toán

• Ấn "Thêm thanh toán"

  • Chọn tài khoản: bao gồm các phương thức:

    • Thanh toán thủ công: Chuyển khoản hoặc Tiền mặt (COD)

      • Chuyển khoản thủ công: Người mua tự chuyển khoản qua thông tin thanh toán mà người bán đã gửi

      -> Nếu chọn phương thức này, hệ thống cho phép người bán ghi nhận lại mã giao dịch thanh toán để dễ dàng tra soát với người mua khi cần.

      • Sau khi tạo giao dịch thanh toán thành công, trạng thái thanh toán sẽ ở "Chờ thanh toán". Khi người mua hoàn tất việc thanh toán, nhà bán hàng sẽ thao tác "Cập nhật thanh toán" để hệ thống ghi nhận trạng thái đã thanh toán cho đơn hàng.

      

    

    • Trường hợp người mua và người bán thoả thuận cho phép thanh toán nhiều lần, người bán có thể tạo nhiều giao dịch thanh toán theo số tiền thanh toán từng lần

    

1. Thông tin vận chuyển

• Ấn "Thêm vận chuyển"

  • Trường hợp không có kết nối với ĐVVC đã liên kết trên UpS -> chọn phương thức giao hàng là "Tự giao hàng"

  

  • Trường hợp có kết nối với ĐVVC đã liên kết trên UpS (GHTK, GHN, Viettel Post, J&T) -> chọn phương thức giao hàng là "Giao hàng bởi ĐVVC" và nhập đầy đủ thông tin Trọng lượng kiện hàng, Phương thức lấy hàng -> ấn Tính phí vận chuyển và lựa chọn ĐVVC theo nhu cầu.

  

Bước 3: Kiểm tra lại thông tin đơn hàng và nhập các thông tin nếu cần:

• Nhân viên bán hàng: nhập nhân viên bán hàng (nếu người bán khác với người tạo), không nhập hệ thống tự động lấy theo tài khoản tạo đơn

• Nhân viên marketing (nếu có)

• Ngày phát sinh đơn (nếu không nhập hệ thống tự động sinh theo thời gian thực tế)

• Ngày dự kiến bàn giao ĐVVC (nếu không nhập hệ thống tự động sinh theo thời gian thực tế)

• Mã đơn liên quan: trong trường hợp tạo đơn gửi bù, đổi trả cho người mua đã có đơn trước đó

• Mã đơn hàng: nhập tay hoặc hệ thống tự động tạo

Bước 4: Lưu đơn

Sẽ có 2 nút bấm tương ứng với 2 trạng thái đơn tiếp theo:

Lưu nháp: Hệ thống lưu vào trạng thái đơn nháp -> Cần thêm bước bấm Chốt đơn để chuyển sang trạng thái Chờ duyệt

Lưu & Chốt đơn: Hệ thống tạo và chuyển đơn sang trạng thái Chờ duyệt

Cách 2: Tạo đơn hàng loạt qua file

Bước 1: Tại mục Quản lý đơn hàng -> Danh sách đơn hàng -> Đơn thủ công -> Tạo đơn -> Tải file đơn hàng

Bước 2: Tải file mẫu và nhập các thông tin theo mẫu.

CÁC THÔNG TIN TRONG FILE:

Mã đơn hàng: Bắt buộc

• Mô tả: Mã dùng để nhận diện đơn (nội bộ hoặc lấy từ kênh).

• Format: Không chứa ký tự đặc biệt lạ (tốt nhất chỉ chữ hoa, chữ thường, số, gạch ngang/ gạch dưới).

• Nghiệp vụ: Dùng để kiểm tra trùng lặp. Nếu import gặp mã trùng, hệ thống có thể: skip / cập nhật (tuỳ cấu hình).

Kênh bán: Bắt buộc

• Mô tả: Nguồn đơn: Shopee, Tiktok, Website, Facebook

• Ví dụ: Shopee, Tiktok, Website.

• Nghiệp vụ: Giá trị phải khớp danh sách kênh đã khai báo trong hệ thống

Gian hàng: Bắt buộc

• Mô tả: Tên gian hàng/tài khoản bán hàng trong hệ thống.

• Ví dụ: GaBo2123, GABO_BABY.

• Nghiệp vụ: Phải tồn tại trong danh sách gian hàng đã thêm trên hệ thống

Thời gian phát sinh đơn

• Mô tả: Thời điểm người mua đặt đơn (dùng đối soát / báo cáo).

• Định dạng: dd/mm/yy hh:mm:ss hoặc dd/mm/yyyy HH:MM:SS (24h). Ví dụ: 17/11/2025 14:32:10.

• Nghiệp vụ: Nếu để trống → hệ thống gán thời điểm import; nếu có → dùng cho báo cáo doanh thu theo ngày.

Họ tên khách hàng: Bắt buộc

• Mô tả: Tên người nhận.

• Ví dụ: Nguyễn Văn A.

Số điện thoại khách hàng: Bắt buộc

• Mô tả: SĐT liên hệ để giao hàng

• Format: Việt nam: 10 chữ số, chứ số 0 ở đầu. Quốc Tế: Nhập số

Tỉnh/Thành phố*, Quận/Huyện*, Phường/Xã, Địa chỉ chi tiết*

• Mô tả: Địa chỉ giao hàng đầy đủ.

• Bắt buộc: Tỉnh, Quận, Địa chỉ chi tiết thường là bắt buộc.

• Format: Tỉnh & Quận cần khớp danh sách hành chính của hệ thống (Tên không dấu/ có dấu — theo quy chuẩn của hệ thống). Ví dụ: Hồ Chí Minh, Quận 1, Phường Bến Nghé, Số 10, Đường Lê Lợi.

• Nghiệp vụ: Hệ thống sử dụng để tính phí vận chuyển tự động (nếu tích hợp) và chuyển cho nhà vận chuyển. Nếu địa chỉ không chuẩn → phí không chính xác hoặc đơn trả về.

Email khách hàng

• Mô tả: Dùng cho hóa đơn, thông báo, CRM.

• Bắt buộc: Không, nhưng khuyến nghị.

• Format: chuẩn email [email protected].

Ngày sinh khách hàng (dd/mm/yyyy)

• Mô tả: Dùng cho marketing, phân khúc khách hàng.

• Bắt buộc: Không.

• Format: dd/mm/yyyy.

• Lỗi: sai định dạng → bỏ qua.

SKU sản phẩm: Bắt buộc

• Mô tả: Mã tồn kho tương ứng sản phẩm.

• Ví dụ: SKU-GABO-001.

• Nghiệp vụ: Hệ thống sẽ map SKU → tên, giá vốn, tồn kho. Nếu SKU không tồn tại → lỗi hoặc tạo sản phẩm tạm.

Tên sản phẩm

• Mô tả: Mô tả sản phẩm.

• Tốt nên có (dùng khi SKU không map được).

Số lượng: Bắt buộc

• Mô tả: Số lượng của SKU trong đơn.

• Format: Số nguyên dương.

• Nghiệp vụ: Kiểm tra tồn kho nếu bật kiểm soát. Nếu số lượng > tồn kho → có cảnh báo/đặt đơn chờ.

Giá bán / Giá vốn / Chiết khấu sản phẩm

• Mô tả: Giá từng dòng.

• Nghiệp vụ: Tổng tiền hàng = sum(số lượng * giá bán) - chiết khấu.

Hãng vận chuyển: Bắt buộc

• Mô tả: Nhà vận chuyển được chọn cho đơn.

• Ví dụ: GHN, GHTK, ViettelPost, Tự vận chuyển.

• Nghiệp vụ: Nếu Tự vận chuyển → hệ thống sẽ không gửi tới đối tác; nếu có tích hợp API và giá trị khớp → hệ thống đặt lệnh vận chuyển tự động.

Phiếu vận đơn (link) / Mã vận đơn

• Mô tả: Link ảnh phiếu gửi hoặc mã vận đơn từ hãng (tracking number).

• Format: Nếu là link → URL; nếu là mã vận đơn → chuỗi ký tự.

• Nghiệp vụ: Dùng để tracking. Nếu link đưa ảnh → phải là URL public.

Ghi chú giao hàng

• Mô tả: Hướng dẫn cho shipper (gọi trước, giao giờ hành chính…).

• Nghiệp vụ: Chuyển cho vận chuyển; có thể xuất ra tem/phiếu.

Tổng tiền hàng

• Mô tả: Tổng giá trước thuế/khuyến mãi.

• Format: Số nguyên hoặc số thập phân (đơn vị VNĐ).

Giảm giá / Mã khuyến mãi

• Mô tả: Giá trị giảm hoặc mã coupon.

• Format: PROMO10 hoặc 10000 (số tiền).

• Nghiệp vụ: Nếu là mã → hệ thống tra cứu giá trị giảm. Nếu giá trị > tổng hàng → set = 0 hoặc báo lỗi.

Phí vận chuyển

• Mô tả: Phí ship do khách trả / shop trả.

• Nghiệp vụ: Có thể âm (nếu shop trợ giá) — lưu ý validate.

Tổng thanh toán

• Mô tả: Số tiền cuối cùng khách phải trả (Total).

• Bắt buộc: Có/ hệ thống có thể tính = tổng hàng - giảm giá + phí vận chuyển.

Hình thức thanh toán

• Mô tả: COD, Chuyển khoản, Cổng thanh toán, Ví...

• Nghiệp vụ: Ảnh hưởng đến quy trình: COD → giao thu tiền; chuyển khoản → cần đối soát.

Tài khoản ngân hàng thụ hưởng / Thông tin ngân hàng

• Mô tả: Dùng khi đơn trả tiền cho cửa hàng qua chuyển khoản.

• Nghiệp vụ: Đối soát thanh toán, in hóa đơn.

Thời gian thực thanh toán

• Mô tả: Thời điểm cổng/tài khoản xác nhận giao dịch.

• Format: dd/mm/yyyy hh:mm:ss.

• Nghiệp vụ: Dùng để đối soát, lịch sử thanh toán. Nếu để trống cho COD → null.

Trạng thái thanh toán

• Mô tả: Yes/No hoặc Paid/Unpaid hoặc Pending.

• Nghiệp vụ: Quyết định tạo phiếu thu / đơn chờ.

Mã giao dịch

• Mô tả: Mã giao dịch ngân hàng/cổng thanh toán.

• Nghiệp vụ: Dùng để đối chiếu với báo cáo ngân hàng/cổng.

Hạn thanh toán

• Mô tả: Ngày kết thúc hạn thanh toán (nếu có HĐ/ đơn đặt trước).

• Format: dd/mm/yyyy.

Mã tham chiếu khách hàng

• Mô tả: ID khách hàng trên nền tảng (ví dụ buyerId trên Shopee).

• Nghiệp vụ: Dùng để liên kết profile mua hàng qua nhiều kênh.

Ghi chú người mua

• Mô tả: Lời nhắn từ khách (vd: đổi size, ghi chú quà).

• Nghiệp vụ: In ra trước khi đóng hàng.

Tag đơn hàng

• Mô tả: Các nhãn nội bộ phân loại đơn, format tag1,tag2.

• Nghiệp vụ: Dùng filter, tự động rule (ví dụ tag HOT -> ưu tiên xử lý).

UTM dùng để tracking đơn

• Mô tả: Link hoặc parameter UTM để biết nguồn traffic

• Nghiệp vụ: Dùng cho phân tích marketing, ROI.

Trường hợp tải file lên bị lỗi, hệ thống sẽ trả về 1 file kết quả chi tiết lỗi. Nhà bán tải file này về, check lỗi cụ thể trên đơn và sửa trực tiếp thông tin đúng -> lưu lại file để tiếp tục tải lên tạo đơn.

Lưu ý:

• File import có thể cho phép 1 hàng = 1 sản phẩm (một order nhiều dòng) hoặc 1 hàng = 1 đơn kèm nhiều sản phẩm (cần format riêng). Kiểm tra mẫu file.

• Đơn tạo qua file cho phép nhập theo cả địa giới hành chính cũ và mới. Nếu không nhập thông tin cột Quận/Huyện được hiểu là địa giới hành chính mới.

• Trường hợp người mua hàng và người nhận hàng khác nhau -> cần nhập đầy đủ thông tin cả người mua và người nhận. Trường hợp người mua hàng và người nhận hàng giống nhau -> chỉ cần nhập thông tin người mua.

• Các đơn tạo bằng file mặc định đơn đã Chốt với khách hàng -> sau khi import file lên đơn sẽ ở trạng thái "Chờ duyệt" luôn (không có bước Nháp).