Đơn hoàn ngoại sàn

Bước 1: Tạo đơn hoàn ngoại sàn

Có 2 cách tạo đơn hoàn ngoại sàn:

Cách 1: Tạo trực tiếp từ đơn

Tại màn Quản lý đơn hàng -> Tất cả -> Đơn thủ công -> Tìm kiếm mã đơn hàng -> Chọn -> Tạo đơn hoàn

Cách 2: Tạo riêng đơn hoàn

Tại màn Quản lý đơn hàng -> Trả hàng/Hoàn tiền -> Đơn hoàn ngoại sàn -> Tạo đơn hoàn

Bước 2: Nhập các thông tin trong đơn hoàn

• Nếu đơn hoàn được tạo trực tiếp từ đơn -> hệ thống sẽ tự động fill thông tin sản phẩm trong đơn hoàn theo sản phẩm trong đơn cũ trước đó

• Nếu đơn hoàn được tạo mới -> cần chọn mã đơn hàng phát sinh hoàn trả

• Sau khi xác nhận đơn hàng cần tạo đơn hoàn, tiếp tục nhập các thông tin trong đơn hàng:

  • Loại đơn hoàn: Chỉ hoàn tiền hoặc Hoàn hàng & hoàn tiền

  • Lí do hoàn

  • Hình ảnh/Video/Ghi chú (nếu có)

  • Thông tin khách hàng

  • Số tiền hoàn

  • Thông tin vận chuyển

• Nhập các thông tin chung trong đơn hoàn:

  • Ngày phát sinh hoàn

  • Mã đơn hoàn

  • UTM liên quan (nếu có)

• Rà soát lại toàn bộ các thông tin trong đơn hoàn và ấn "Tạo đơn"

Lưu ý: Tuỳ thuộc vào quy trình và phân quyền của từng nhà bán hàng, có thể linh động lựa chọn "Tạo & Xác nhận đơn" hoặc "Tạo và Duyệt đơn".

Bước 3: Xác nhận đơn hoàn

• Trường hợp ở bước 2 chỉ ấn "Tạo đơn" -> Đơn hoàn sẽ ở trạng thái Yêu cầu hoàn

• Tại đơn hoàn vừa tạo -> Chọn -> Xác nhận đơn -> Đơn hoàn chuyển sang trạng thái "Đang xử lý".

Bước 4: Tại tab "Đang xử lý" -> Chọn đơn hoàn cần xử lý -> Ấn "Duyệt"

• Trường hợp đơn hoàn có kết nối ĐVVC -> đơn hoàn chuyển sang trạng thái "Đồng ý hoàn"

• Trường hợp đơn hoàn không kết nối ĐVVC -> đơn hoàn chuyển sang trạng thái "Đang tiến hành hoàn".

Lưu ý: Hiện tại UpS chưa có kết nối ĐVVC cho luồng đơn hoàn ngoại sàn, vận chuyển đơn hoàn sẽ do nhà bán hàng hoặc người mua chủ động, vì vậy các đơn sau khi ấn "Duyệt" ở bước này sẽ đều chuyển sang trạng thái "Đang tiến hành hoàn".

Bước 5: Khi kho nhận được hàng hoàn về, nhân sự kho kiểm tra trạng thái kiện hàng hoàn và thao tác xử lý trả hàng:

Tại mục Xử lý trả hàng -> Đơn hoàn -> Tìm đơn hoàn đang cần xử lý -> Chọn -> Xử lý trả hàng

Sau khi xác nhận xử lý trả hàng thành công, tại mục Xử lý trả hàng đơn hoàn sẽ chuyển sang trạng thái "Đã xử lý" và tại mục Trả hàng/Hoàn tiền đơn hoàn sẽ chuyển sang trạng thái "Hoàn hàng thành công".

Bước 6: Tại tab "Đang tiến hành hoàn", bộ phận Kế toán check và xác nhận thông tin hoàn tiền cho khách -> đơn hoàn chuyển sang trạng thái "Đã hoàn tiền".