Đơn hoàn ngoại sàn
Bước 1: Tạo đơn hoàn ngoại sàn
Có 2 cách tạo đơn hoàn ngoại sàn:
Cách 1: Tạo trực tiếp từ đơn
Tại màn Quản lý đơn hàng -> Danh sách đơn hàng -> Đơn thủ công -> Tìm kiếm mã đơn hàng -> Chọn -> Tạo đơn hoàn
Cách 2: Tạo riêng đơn hoàn
Tại màn Quản lý đơn hàng -> Đơn hoàn -> Đơn hoàn ngoại sàn -> Tạo đơn hoàn
Bước 2: Nhập các thông tin trong đơn hoàn
Nếu đơn hoàn được tạo trực tiếp từ đơn -> hệ thống sẽ tự động fill thông tin sản phẩm trong đơn hoàn theo sản phẩm trong đơn cũ trước đó
Nếu đơn hoàn được tạo mới -> cần chọn mã đơn hàng phát sinh hoàn trả
Sau khi xác nhận đơn hàng cần tạo hoàn, tiếp tục nhập các thông tin trong đơn hoàn:
Loại đơn hoàn: Chỉ hoàn tiền hoặc Hoàn hàng & hoàn tiền
Lí do hoàn
Hình ảnh/Video/Ghi chú (nếu có)
Nhập các thông tin chung trong đơn hoàn:
Ngày phát sinh hoàn
Mã đơn hoàn (có thể nhập tay hoặc hệ thống tự động tạo)
UTM liên quan (nếu có)
Thêm thông tin vận chuyển và nhập các thông tin về tiền trong đơn
Thêm vận chuyển: Lựa chọn 1 trong 3 phương thức vận chuyển:
Người bán tự giao: người bán có nhân sự phụ trách vận chuyển hoặc đặt giao hàng qua ĐVVC ngoài (không kết nối trên UpS)
Người mua tự vận chuyển: người mua chủ động đặt giao hàng gửi về người bán
Giao hàng bởi ĐVVC: giao hàng qua ĐVVC có kết nối trên UpS. Khi đơn chuyển Sẵn sàng giao, ĐVVC sẽ nhận được thông tin về đơn hoàn trên UpS để lấy hàng. Đơn sau khi bàn giao ĐVVC sẽ tự động cập nhật trạng thái khi ĐVVC chuyển trạng thái trên app của ĐVVC
Nhập các thông tin về tiền: người bán cần nhập 2 thông tin:
(1) Tổng tiền hoàn gốc của đơn hàng: thông thường sẽ bằng với số tiền người mua đã thanh toán cho đơn hàng gốc. Tuy nhiên hệ thống cho phép người bán linh động tự nhập mục này, vì thực tế có những trường hợp sẽ hoàn lại số tiền khác với số tiền ban đầu (VD: hàng có phát sinh hư hỏng, thiệt hại do người mua nhưng người bán vẫn chấp nhận cho hoàn, nhưng sẽ hoàn lại số tiền ít hơn)
(2) Phí vận chuyển NBH hỗ trợ: tuỳ vào thoả thuận giữa người bán và người mua khi phát sinh hoàn trả. Người bán có thể hỗ trợ 1 phần hoặc toàn bộ chi phí này.
Từ mục (1) và (2) sau khi người bán nhập, cùng với số tiền phí vận chuyển lấy từ thông tin vận chuyển đã chọn, hệ thống sẽ tự động tính lại các mục còn lại trong thông tin thanh toán.
Rà soát lại toàn bộ các thông tin trong đơn hoàn và ấn "Tạo đơn"
Lưu ý: Tuỳ thuộc vào quy trình và phân quyền của từng nhà bán hàng, có thể linh động lựa chọn "Tạo & Xác nhận đơn" hoặc "Tạo và Duyệt đơn".
Bước 3: Xác nhận đơn hoàn
Trường hợp ở bước 2 chỉ ấn "Tạo đơn" -> Đơn hoàn sẽ ở trạng thái Yêu cầu hoàn
Tại đơn hoàn vừa tạo -> Chọn -> Xác nhận đơn -> Đơn hoàn chuyển sang trạng thái "Đang xử lý".
Bước 4: Tại tab "Đang xử lý" -> Chọn đơn hoàn cần xử lý -> Ấn "Duyệt"
Trường hợp đơn hoàn có kết nối ĐVVC -> đơn hoàn chuyển sang trạng thái "Đồng ý hoàn"
Trường hợp đơn hoàn không kết nối ĐVVC -> đơn hoàn chuyển sang trạng thái "Đang tiến hành hoàn".
Bước 5: Khi kho nhận được hàng hoàn về, nhân sự kho kiểm tra trạng thái kiện hàng hoàn và thao tác xử lý trả hàng:
Tại mục Xử lý trả hàng -> Đơn hoàn -> Tìm đơn hoàn đang cần xử lý -> Chọn -> Xử lý trả hàng
Sau khi xác nhận xử lý trả hàng thành công, tại mục Xử lý trả hàng đơn hoàn sẽ chuyển sang trạng thái "Đã xử lý" và tại mục Đơn hoàn sẽ chuyển sang trạng thái "Hoàn hàng thành công".
Bước 6: Tại tab "Đang tiến hành hoàn", bộ phận Kế toán check và xác nhận thông tin hoàn tiền cho khách -> đơn hoàn chuyển sang trạng thái "Đã hoàn tiền".
Last updated